Avant de comparer les cinémas, posez le déroulé de votre journée. Une plénière seule, une matinée de conférences suivie d'ateliers, une convention avec cocktail en fin de journée : chaque format appelle une configuration différente.
- Pour une plénière seule, une salle bien dimensionnée suffit. Visez une salle un peu plus grande que votre effectif, mais pas trop : une salle à moitié vide casse l'énergie des intervenants et augmente inutilement le coût.
- Pour un séminaire avec travaux en sous-groupes, cherchez un cinéma qui dispose de plusieurs salles ou de salles de réunion annexes. Certains lieux proposent de véritables espaces d'ateliers avec tables, écrans et postes informatiques.
- Pour un événement qui se prolonge, vérifiez la présence d'un hall, d'un foyer ou d'un bar privatisable pour les pauses, le déjeuner ou le cocktail.
C'est la contrainte numéro un. Un cinéma en exploitation programme des séances publiques, et la privatisation doit s'insérer autour d'elles.
- Les matinées et la journée en semaine sont les créneaux les plus faciles à obtenir, et souvent les plus avantageux sur le plan tarifaire.
- Les soirées et les week-ends sont plus rares et plus chers, car ils correspondent aux heures de plus forte fréquentation.
- Chaque lieu a ses règles. Certains ne privatisent que du lundi au vendredi, d'autres limitent la privatisation totale à certains jours ou jusqu'à une certaine heure, d'autres encore imposent une durée minimale de location.
- Les plannings se ferment tôt. Il n'est pas rare que les réservations soient closes plusieurs semaines avant la date. Pour un séminaire de 200 personnes ou plus, comptez deux à trois mois d'anticipation.
Les fauteuils de cinéma sont parfaits pour écouter, beaucoup moins pour travailler.
- Pas de tables : la prise de notes sur ordinateur est inconfortable. Privilégiez des supports distribués après coup ou une application de questions en direct.
- Pas de lumière du jour : rythmez la journée avec des pauses régulières dans les espaces d'accueil pour éviter la baisse d'attention de l'après-midi.
- Éclairage de salle : demandez à pouvoir moduler la lumière pour que le public voie les intervenants sans perdre la lisibilité de l'écran.
- Interactivité : prévoyez des micros HF pour faire circuler la parole dans la salle lors des sessions de questions.
La qualité de projection et de son est le premier atout d'un cinéma, à condition que vos contenus soient compatibles avec le dispositif.
- Connectique : vérifiez qu'un ordinateur peut être branché en régie ou directement en salle, et dans quel format (HDMI le plus souvent). Certains lieux peuvent fournir l'ordinateur si vous transmettez vos fichiers à l'avance.
- Vidéos et films : un film diffusé en qualité cinéma passe par un format spécifique (DCP). Si vous diffusez une vidéo de marque ou un film institutionnel, demandez sous quel format le transmettre et dans quel délai.
- Test de projection : exigez un test avant le jour J. Certains cinémas le rendent obligatoire et facturent un supplément si les fichiers arrivent en retard.
- Micros, pupitre, écrans de retour : faites préciser ce qui est inclus et combien de micros sont disponibles.
- Régisseur : la présence d'un technicien du lieu pendant toute la durée de l'événement est un vrai confort. Vérifiez qu'il est compris dans le devis.
- Connexion et hybride : si vous diffusez en direct ou accueillez des intervenants à distance, faites confirmer la capacité du Wi-Fi et la disponibilité d'une solution de visioconférence.
La restauration est rarement autorisée dans les salles elles-mêmes. Tout se joue donc dans les espaces annexes.
- Capacité des espaces de réception : un foyer trop petit pour votre effectif transforme la pause café en file d'attente. Comparez la jauge cocktail à votre nombre de participants.
- Traiteur libre ou référencé : certains lieux laissent le choix du traiteur, d'autres imposent une liste de prestataires, et certains appliquent une redevance traiteur. Renseignez-vous dès le premier échange.
- Office traiteur et livraisons : pour un déjeuner ou un cocktail, la présence d'un office et d'une aire de livraison simplifie beaucoup la logistique.
- Accueil et émargement : prévoyez une zone d'accueil identifiée et un vestiaire, surtout en hiver.
Si votre séminaire inclut la projection d'un film, un séminaire d'entreprise est une projection publique au sens du droit d'auteur, même si elle est gratuite et réservée à vos collaborateurs.
- Un DVD ou un fichier acheté dans le commerce ne suffit pas : il est réservé au cercle familial. Il faut obtenir l'autorisation de l'ayant droit, généralement le distributeur du film.
- Les films récents sont plus difficiles à obtenir, car leur diffusion est encadrée par leur calendrier d'exploitation.
- La musique diffusée pendant l'accueil ou les pauses peut également donner lieu à une déclaration auprès de la Sacem.
- Appuyez-vous sur le cinéma : les équipes des salles travaillent quotidiennement avec les distributeurs et peuvent souvent se charger de la demande ou vous orienter vers le bon interlocuteur.
Le tarif de location de la salle n'est qu'une partie du budget. Pour comparer un cinéma à une salle de séminaire classique, demandez des devis qui intègrent :
- la location de la ou des salles et des espaces d'accueil ;
- la prestation technique et le personnel (régisseur, accueil, sécurité, ménage) ;
- la restauration et l'éventuelle redevance traiteur ;
- les droits de projection si vous diffusez un film ;
- les options de personnalisation (écrans d'accueil, signalétique, habillage du hall).
Demandez aussi si le lieu propose des forfaits séminaire intégrant salle, technique et restauration : ils facilitent souvent la comparaison.
Un cinéma bien desservi par les transports en commun facilite l'arrivée des participants, en particulier s'ils viennent de province par le train. Vérifiez également l'accessibilité aux personnes à mobilité réduite, le nombre de places PMR en salle et la présence d'un ascenseur si les espaces sont sur plusieurs niveaux.
